профессиональные услуги
для вашего бизнеса
+7 (831) 228-10-28 / +7908 232 99 35 заказать звонок

мы вам перезвоним







Регламенты взаимодействия

Каждое предприятие располагает своей документацией, согласно которой осуществляется взаимосвязь между различными отделами. На практике такая документация называется регламентами взаимодействия. Эта документация регламентирует – то есть определяет деятельность отделов. Есть правила, которым нужно следовать и которых нужно четко придерживаться.

Но вся проблема заключается в том, что описать взаимодействие между службами и разделить зону ответственности для нескольких отделов не так просто, как может показаться на первый взгляд. Наиболее характерна такая проблема для компаний с неэффективным менеджментом, где нет сотрудников, способных составить четко работающие правила. На практике между службами производства и продажи, закупки и продажи наблюдаются постоянные несогласия и споры, что не способствует эффективному рабочему процессу. В результате происходит так, что могут не отгружаться заказы, не соблюдаться первоначальные сроки. Производство может хромать, также нередки ситуации, когда происходит срыв заказов и отказ клиентов от работы по договору.

“Нас погубят — политика без принципов, удовольствие без совести, богатство без работы, знание без характера, бизнес без морали, наука без человечности и молитва без жертвы”. (Махатма Ганди)

Вот почему так важно иметь перед собой четко описанный процесс по распределению зон ответственности между отделами. Однако мало его просто составить, нужно еще и уметь успешно внедрить его в работу организации.

Регламент взаимодействия просто необходим на любом предприятии. С его помощью можно добиться того, чтобы новые или недавно пришедшие из другой организации сотрудники начали понимать характер взаимоотношений с другими отделами и свои непосредственные обязанности. Также к сотруднику приходит понимание того, что ему надлежит делать, и что у него обязательно должно получиться в итоге. Также регламент по взаимодействию между подразделениями необходим для того, чтобы различные подразделения могли передавать друг другу требуемую информацию. Если упоминать о руководителях, то для них это решающий инструмент при осуществлении управления.

Основные требования по регламенту

Наиболее важное качество, определяющее эффективность регламента – это его доступность для понимания со стороны исполнителя. Руководитель обязательно должен расписать действия своих сотрудников при сотрудничестве с другими отделами так, чтобы это было понятно. В противном случае от документа не будет совершенно никакого толка.

В том случае, когда происходит составление регламента, необходимо придерживаться трех основополагающих принципов:

  • Регламент должен создаваться на основании схемы действующего бизнес-процесса. Качество регламента напрямую зависит от того, насколько детально расписана конкретная схема;
  • У регламента должна быть четкая структура, которая во многом определяется моделью бизнес-процесса. Те основные моменты, что указаны в схеме, обязательно должны быть отображены и в регламенте. Они все имеют важность, об этом нельзя забывать.
  • Регламент обязательно должен быть составлен с применением официального языка. Не нужно бояться канцелярского языка, гораздо хуже, если при написании фразы получится нечто двусмысленное. В документе необходимо использовать простые слова и избегать витиеватых предложений.

“Всем, кто открывает новое дело, регистрирует предприятия, нужно давать медаль за личное мужество” (В.В. Путин)

Какие ошибки могут быть допущены при написании регламента

  • Слишком внушительный объем. Оптимальная длина регламента – порядка 5-7 страниц текста.
  • Наличие сложного текста и длинных многосоставных предложений.
  • Нельзя допускать в тексте использования синонимов. Определены, термины и явления должны описываться одними и теми же словами.
  • В регламенте используются сокращения, а расшифровка не приведена;
  • Не указаны конкретные исполнители;
  • Не указаны шаги, которые следует предпринять сотрудникам.

Типичная структура регламента

У эффективного регламента обязательно должны быть описаны вход и выход для бизнес-процесса. Также необходимо указывать требования по содержанию и качеству необходимых работ, по обязанностям исполнителя, степени его ответственности. Лучше всего, если бизнес-процесс будет описан в виде наглядной таблицы, где будут расписаны все операции в отдельности.

Основные пункты регламента

  • Общие положения – здесь обязательно нужно описать назначение документа;
  • Основные термины и определения с расшифровкой;
  • Сокращения – абсолютно все сокращения из текста должны быть расшифрованы;
  • Ограничения и условия – нужно описать характер ограничений и основные требования к ним;
  • Основные требования к проводимым процедурам.

Что готова предложить наша компания

Компания “Беринг” – это абсолютное спокойствие для клиентов при составлении регламентов для подразделений. Наши специалисты обязательно вникнут в специфику именно вашего бизнес-процесса и предложат актуальные решения.

есть вопросы?
Закажите бесплатную консультацию
Ваше имя *E-mail *

Подписаться на e-mail рассылку

Ваш телефон *Адрес сайта