профессиональные услуги
для вашего бизнеса
+7 (831) 228-10-28 / +7908 232 99 35 заказать звонок

мы вам перезвоним







«Экстренная» подготовка в выставке» или «Как сохранить полтора миллиона рублей».

07/05/17  ⁄  автор

Выставки, безусловно, являются одним из наиболее мощных методов продвижения бренда компании, поиска крупных клиентов и расширения круга знакомств. Отраслевая выставка может дать компании занимающийся производством и сбытом более ста новых контактов, но так же она может обернуться выброшенными на ветер деньгами. Компаниям, которые хотят таким образом продвигать свою продукцию нужно понимать, что участие в подобных мероприятиях это слаженная работа всей компании, не только службы маркетинга, но и отдела продаж, логистики и производства. Зачастую в российском бизнесе совместная и слаженная работа всех структурных подразделений, является  уделом фантазий собственников или акционеров. Уверен, что в вашей компании все по-другому и к таким вещам как участие в выставке подготовка ведется за долго до ее начала.

Реализуя консалтинговый проект в компании-заказчика, которая занимается производством специальной техники и автомобилей специального назначения, коммерческий директор столкнулся с серьезной проблемой, участие в выставке проплатили, а вот заняться подготовкой не было времени. Отметим сразу, что у компании никогда не было ни опыта, ни надобности участвовать, ни в чем подобном, бизнес шел «в гору», от клиентов не было отбоя, а вот кризис внес некоторые коррективы в эту бизнес модель. Ситуация еще и тем усугублялась, что маркетолог компании «вчера» уволился, а кроме нее информацией никто не владел. Единственное что нам могли сказать точно итоговая смета этого проекта полтора миллиона рублей, и то, что коммерческому терять эти деньги не хотелось.

В срочном порядке мы собрали руководителей линейных подразделений, с целью получения статусов и рекомендаций относительно предстоящей экспозиции. Для контроля проекта мы выбрали простой и наглядный инструмент «диаграмму Ганта», для ведения прогресса и уточнение статусов, при всех очевидных недостатках, она оказалась оптимальна для данной задачи. Диаграмму мы прикрепили к стенду для того чтобы все заинтересованные люди могли видеть как идут дела.

Итак, готовность компании к выставке «нулевая», до выставки месяц. Основная проблема называлась -«экспонат». Производство загружено, у производства есть план, а предложение взять любую машину с производства не сильно прельщает собственника. Если уж показывать, то самое лучшее. Изначально в проекте был задействован автомобиль марки Ford Transit, который должен был быть переоборудован в автомобиль скорой медицинской помощи. Его решили не использовать т.к. на переоборудование автомобиля этого класса и перевод его в выставочный образец уйдет больше двух месяцев. Риск заключался еще и в том, что на этапе изучения участников среди конкурентов компании было две компании, которые специализировались на переоборудовании именно автомобилей данной марки, и в качестве дебюта никто не хотел бы рядом с ними выставлять «сырой» автомобиль.

Мы решили отойти от привычных клише, а именно возить дорогие люксованые иномарки, мы же в России живем в конце концов. Следующий вариант нам показался хорошим выходом из сложившийся ситуации. Раз выставка посвящена медицине, то мы можем представить автомобиль марки УАЗ типа «буханка». Модель вездеход, для сельской и труднопроходимой местности. Критерии оценки для подобного автомобиля сильно занижены в глазах потребителя, так что даже люксовка на «скорую руку» будет выглядеть дорого и эксклюзивно.

Огромное количество вех в диаграмме говорило о том что множество процессов велись параллельно, и за отведенный нам календарный месяц все от подготовки выставочного образца заканчивая визитками для менеджеров по продажам были подготовлены. Оперативное управление и контроль. Ежедневные планерки два раза в день. Два раза в неделю мы встречались в расширенном составе, с руководителем производства и собственником компании. Это давало хорошие результаты, все реализовывалось четко без профанаций. В конечном итоге компания было во все оружии.

В состав участников выставки помимо руководства были включены три менеджера по продажам, консультант из нашей компании и исполняющий обязанности маркетолога. Задачей консультанта была организация работы на выставке и оперативное управление менеджерами. Многие забывают, что основная задача коммерсантов на выставке это знакомства и сбор контактов. Именно поэтому за стендами сидят люди с унылыми физиономиями, ведь им абсолютно все равно какие деньги вложили в эту выставку собственники бизнеса. Руководители компаний потом выслушивают недовольных менеджеров, что все это ерунда, это не работает, никому ничего не интересно, там все на «откатах». А если собственник дал задание раздать материалы,  раздают пакетики с рекламной продукцией, кончено же не беря взамен ничего. Самое глупое занятие раздавать материалы, за которые были заплачены деньги компании просто так.

С менеджерами мы устроили конкурс, кто больше соберет визиток обедает в лучшем ресторане Санкт-Петербурга за счет компании, причем считались не только визитки. Часто бывает, что визиток нет, поэтому в зачет шли записи в блокнот, в котором указывались реквизиты собеседника (названия компании, должность и телефон), так же очки давались, если менеджер сделал презентацию и выяснил когда планируется следующая закупка. Эта идея всем понравилась, и мы приступили непосредственно к работе на выставке.

Осмотрев зал еще до начала выставки, была предложена следующая схема работы с потоком людей. Один менеджер работал у экспоната на улице, его задача была собирать контакты и отправлять их к нашему стенду. В зале у стенда стоял исполняющий обязанности маркетолога, он непосредственно выдавал материалы, и отвечал на вопросы посетителей, если те подошли самостоятельно.

Два менеджера девушка и молодой человек работали с потоком внутри. Если вы обращали внимание на то как движутся люди на подобных мероприятиях, то можно обратить внимание на одну характерную особенность посетители держатся середины, на расстоянии максимального удаления от стендов участников по обеим сторонам, связано это с тем что посетитель инстинктивно стремятся сохранять «безопасную», так называемую «публичную зону» комфорта, то есть находиться на расстоянии около трёх метров от стендистов. Такая дистанция не предполагает вербального контакта. Если она сокращается, посетители могут чувствовать напряжение. Мы рекомендуем стендистам находиться на расстоянии полутора-двух метров (если площадь стенда позволяет) от «рабочего пространства» –образцов продукции, витрин, стоек с информационными материалами, дисплеев, на котором транслируется презентационный ролик, – и внешних границ стенда. Благородное стремление к безопасности нарушали наши «хантеры», их задачей было мило улыбаясь приглашать людей к стенду. Характерная деталь девушке это задача давалась легче, зачастую не было встречено ни одной отговорки или отказа. Один раз она просто подошла к двум беседующим министрам, и пригласила их пройти к стенду, отложив свой важный разговор на потом. Так же и.о. маркетолога должен был выполнить работу по анализу конкурентов, его на стенде подменял молодой человек. Работа сводилось к банальному сбору материалов, фотографированию образцов, стендов. Мы рекомендуем работать в такой режиме с самого утра, по нашим наблюдениям посетители выставок приезжает несколько раньше начала официальной программы мероприятия и, ожидая начала сами интересуются стендистами. Так же немаловажным фактором является адекватность, очень часто ближе к середине первого дня посетители выставки еле стоят на ногах. Поэтому ловите их «тепленькими». На второй день вы можете обращать внимание на партнеров, нашими потенциальными партнерами были производители медицинского оборудования, с ними всегда можно найти ряд не плохих тем для обсуждения.

На выставках так мало кто работает,  а ведь такой подход дает максимальный результат по контактам. Уже на самой выставке были обговорены ряд предстоящих контрактов в регионах, что не могло не радовать.

Итогом стало больше восьмидесяти новых контактов для работы менеджеров. Кстати мы вам рекомендуем вводить отдельный отчет по работе с контактами, полученными на выставках. Нужно понимать, куда идут ваши деньги, так же нужно понимать, что о быстром возврате инвестиций тут речь не идет. Для того что такая информация не превращалась в «черный ящик» нужно вводить систему отчетности по итогам выставки. Ну и не ждать результата раньше стандартного цикла сделки в вашей компании. Конечный результат выставке не на других посмотреть и себя показать, а денег заработать, а мы этому учить умеем.

Алексей Койфман